Mẫu biên bản họp hội nghị nhà chung cư

Mẫu biên bản họp hội nghị nhà chung cư

1896

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập -Tự do – Hạnh phúc

 

  1. Hồ Chí Minh, ngày 09 tháng 09 năm 2018

BIÊN BẢN HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ ………………(Tên chung cư)

……………….(Địa chỉ)

– Thời gian Hội nghị: …. ngày ………..

– Địa điểm: …………………….

I/ Thành phần tham dự – Tỷ lệ cư dân tham dự – Đại biểu:

  1. Cư dân chung cư ………… và tỷ lệ tham dự: Ban tổ chức ghi nhận và thông báo (danh sách đính kèm)

Ban Tổ chức công bố trước cư dân, đại diện chính quyền địa phương, Ban Quản trị hiện hành, Chủ đầu tư và Ban quản lý:

  • Tổng số căn hộ: ……………
  • Số chủ căn hộ tham dự trực tiếp và nhận ủy quyền: ………………
  • Tỷ lệ: ……………….. (>50%): đủ điều kiện để tổ chức Hội nghị chung cư

Ban Tổ chức xin được phép tiến hành Hội nghị chung cư và được sự đồng ý của  cơ quan quản lý địa phương, đại diện các đơn vị liên quan và toàn bộ cư dân.

  1. Đại diện Chủ đầu tư:

– …………………………..

– ………………………….

  1. Đại diện Ban quản trị (Ban QT) chung cư ………….:

– ……………………..; Chức vụ: Trưởng Ban Quản trị

– ……………………..; Chức vụ: Phó Ban Quản trị

  1. Đại diện Ban quản lý chung cư:

– ……………………………. – Chức vụ: Giám đốc Công ty Quản lý bất động sản …………………………………….

  1. Đại diện Chính quyền:

– Đại diện phòng Quản lý Đô thị Quận ……….: ……………

– Đại diện UBND phường ………: ……………………. (Chủ Tịch UBND Phường)

– Đại diện công an phường …….. quận ……….: …………………………….

  1. Ban kiểm phiếu:

– Ông ……………; Căn hộ ……………… – Trưởng Ban

– Bà ………………; Căn hộ ……….. – Thư ký

– Bà ………………; Nhân viên …………. – Thành viên

Hội nghị biểu quyết: Đồng ý 100%

  1. Ban Điều hành Hội nghị:

– ……………….; Căn hộ ………… – Trưởng ban

– ………………..; Căn hộ …………. – Thành viên

– ………………..; ………….. – Thành viên

Hội nghị biểu quyết: Đồng ý 100%

  1. Ban Thư Ký :

– …………………..; Căn hộ ………………..

– …………………….; Căn hộ ………………

– ……………………… – …………….

II/ Chương trình Hội nghị:

–         Đón tiếp cư dân và xác định tư cách dự họp và bầu cử
–         Giới thiêu chương trình hội nghị lần 02/2018
–         Giới thiệu thành phần tham dự (đại diện Quận, Phường, CA)
–         Giới thiệu ban điều hành hội nghị
–         Giới thiệu ban thư ký hội nghị
–         Từ nhiệm của  Trưởng BQT, thay đổi Thành  viên đại diện CĐT, biểu quyết bãi nhiệm thành viên Ban QT hiện tại
–         Bầu Ban quản trị mới
–         Giới thiệu danh sách ứng cử viên
–         Giới thiệu thể lệ bầu cử
–         Giới thiệu ban kiểm phiếu
–         Cư dân viết phiếu bầu cử và bỏ thùng
–         Ban kiểm phiếu thực hiện việc kiểm phiếu
–         ……….. báo cáo về dịch vụ hiện hữu và thu chi tài chính quản lý
–         …………… báo cáo tình hình quỹ bảo trì, số tồn, thu chi
–         Thu thập phiếu ý kiến/câu hỏi của  cư dân
–         Công bố kết quả của ban kiểm phiếu
     – Thành viên trúng cử họp bầu Trưởng phó ban
     – Giới thiệu nội dung chính quy chế hoạt động và quản lý tài chính của  BQT
     – Giới thiệu mô hình Ban Tư Vấn – Kiếm Soát
     – Công bố  & ra mắt  BQT mới
     – Biểu quyết phê chuẩn Bản quy chế hoạt động và quy chế quản lý tài chính của Ban Quản Trị
     – Biểu quyết phê chuẩn lập Ban Tư Vấn – Kiểm Soát và các thành viên của ban này
     – Biểu quyết phê chuẩn việc sơn lại tòa nhà lấy kinh phí từ Quỹ bảo trì. Giao cho BQT mới tổ chức chào thầu cạnh tranh công khai (thông báo kết quả thầu cho cư dân trước khi thực hiện, dự kiến thực hiện trước Tết âm lịch)
     – Biểu quyết phê chuẩn ủy quyền cho Ban Quản Trị mới xem xét về việc tăng phí quản lý để có dịch vụ tương xứng với điều kiện phí dịch vụ mới không được tăng quá 20% so với giá phí hiện tại
    – Thông qua các phương án sửa chữa video door phone
1. Sửa video door phone hiện thời
2. Lắp hệ thống viettel
3. Lắp 2 điện thoại martphone tại 2 buồng bảo vệ và phải đăng ký số điện thoại cư dân)
     – Biểu quyết phê chuẩn sửa đổi làm rõ Nội quy quản lý toà nhà
             1. An ninh ra vào trong trường hợp chưa có video phone (cư dân phải sử dụng thẻ, khách đến xuất trình cmnd/giấy tờ tùy thân, không giấy tờ thì chủ hộ xuống nhận khách, giao hàng/dịch vụ phải gửi chứng minh và nhận thẻ đeo)
             2. Quản lý chó, thú cưng, vật nuôi (thú nuôi phải đăng ký với ban quản lý để nhận thẻ nhận diện, khi ra vào chung cư phải mang thẻ nhận diện, nếu không có thẻ sẽ không được vào. Mỗi thú phải nộp tiền cọc để đảm bảo việc thi hành nội quy và bồi thường thiệt hại (nếu có gây ra), tiền cọc sẽ được trả lại nếu thú cưng không còn ở chung cư. Mỗi thú cưng sẽ phải đóng thêm phí dịch vụ, thú cưng chỉ được đi thang máy vào những giờ nhất định (thang hàng, mở theo khung giờ hợp lý)
     – Trả lời các câu hỏi và ý kiến cư dân gửi giấy lên bàn hội nghị

III/ Nội dung cuộc họp : Ban điều hành hội nghị chung cư điều hành theo trình tự các nội dung sau:

  1. Từ nhiệm của Ban QT và miễn nhiệm các thành viên của BQT, bầu Ban Quản trị mới: …………….. – trưởng ban quản trị đọc văn bản từ nhiệm Trưởng ban quản trị, ban quản trị. Danh sách từ nhiệm Ban QT:

– Bà ……………….

Document

– Ông ………………

– Ông ……………………

– Ông ……………………

– Bà ………………………..

Biểu quyết: 100% cư dân đồng ý đơn từ nhiệm và miễn nhiệm các thành viên của BQT cũ, bầu ban Quản trị mới

  1. Biểu quyết thành phần ban kiểm phiếu bầu mới BQT:

– Ông ……………….; Căn hộ …………. – Trưởng Ban

– Bà ……………………; Căn hộ ………… – Thư ký

– Bà ………………..; Nhân viên ……………. – Thành viên

Biểu quyết: 100% cư dân đồng ý

  1. Danh Sách đề cử cư dân vào BQT mới : tổng công 5, bầu lại 4.

-………………

(Lý lịch trích ngang đính kèm theo)

Biểu quyết: 100% cư dân đồng ý

  1. Công bố thể lệ bầu cử: Ông ……………… đai diện Ban điều hành hội nghị công bố thể lệ bầu cử và lấy ý kiến biểu quyết.

– Chủ ĐT Chỉ định 01 thành viên làm Phó Ban QT: ông ……………..

(Quyêt định của chủ đầu tư …………… và lý lịch trích ngang đính kèm)

– Cư Dân bầu 4 thành viên từ danh sách đề cử viên trên

– Hướng dẫn cách thức bầu: Gạch bỏ tên người không chọn, giữ lại tên 4 người được chọn.

– Quy định tính hợp lệ của phiếu bầu:

+ Phiếu hợp lệ là phiếu bầu chọn và giữ lại tên 04 ứng viên trên 5 ứng viên.

+ Phiếu bầu không hợp lệ các phiếu bầu giữ nguyên 5 ứng viên và phiếu chọn, giữ lại ít hơn 4 ứng viên.

– 04 người có số phiếu bầu hợp lệ cao nhất là người trúng cử

– Hình thức bỏ phiếu: bỏ phiếu kín

Biểu quyết hình thức bầu cử: 100% cư dân đồng ý

  1. Cư dân tiến hành bỏ phiếu bầu cử.
  2. ……………. báo cáo về các dịch vụ hiện hữu và thu chi.
  3. Phí bảo trì : BQT cũ không nhận được thông tin từ CĐT về hiện trạng sử dụng phí bảo trì.

Đại diện Chủ Đầu tư báo cáo về hiện trạng phí bảo trì:

+ Tổng Thu : ………………. đ

+ Tổng chi : khoảng …… tỷ

+ Còn lại : khoảng …….. tỷ

Ý kiến cư dân:

– Cư dân chưa đồng ý với thông tin này.

– Cư dân

.Lấy ý kiến biểu quyết biểu quyết của Hội nghị về nội dung Phí bảo trì:

Cư dân biểu quyết sau khi bầu được BQT mới , CĐT có trách nhiệm gửi báo cáo về phí bảo trì cho BQT mới trước ngày .…/…./2018.

Biểu quyết: 100% cư dân đồng ý

  1. Công bố kết quả bầu cử:

Ông …………. – Trưởng ban kiểm phiếu thông báo kết quả kiểm phiếu

– Tổng số phiếu phát hành : 209 phiếu/320 căn hộ; đạt tỷ lệ 65,3%

– Tổng số phiếu thu vể : 208 phiếu/209 phiếu phát hành; đạt tỷ lệ 99,52%

– Tổng số phiếu hợp lệ : 205 phiếu

-Tổng số  phiếu không hợp lệ : 03 phiếu

Sắp xếp theo tín nhiệm từ cao xuống thấp:

+ Bà  ………….. : 197 phiếu ( 96,1%  tổng số phiếu hợp lệ) – Trúng cử

+ Ông …………………: 193 phiếu (94,1% tổng số phiếu hợp lệ) – Trúng cử

+ Ông ………………… : 187 phiếu(91,2% tổng số phiếu hợp lệ) – Trúng cử

+ Bà …………………….. : 135 phiếu (65,9% tổng số phiếu hợp lệ) – Trúng cử

+Ông ……………………. : 108 ( 52,7% tổng số phiếu hợp lệ) – Không trúng cử

Biên bản kiểm phiếu đính kèm

  1. Bà ………………… trình bày Nội quy- quy chế hoạt động và quản lý tài chính của BQT (đính kèm)

10.Công bố phân công BAN QUẢN TRỊ MỚI:

Ông ……………. đại diện Ban Quản trị mới công bố kết quả phân công

– Trưởng BQT : …………….

– Phó BQT : ……………….

– Phó BQT – Đại diện chủ đầu tư : ………………

– ………………….. :  ủy viên

– ………………… : ủy viên

(đính kèm biên bản )

  1. Ra mắt BQT mới và Ông ……………….. thay mặt Ban Quản trị mới giới thiệu hoạt động và mục tiêu định hướng của BQT (đính kèm)
  2. Phần Biểu quyết phê chuẩn: Ban điều hành hội nghị (Ông …………………….) đọc các nội dung lấy ý kiến biểu quyết của cư dân

Nội dung 1:

-Biểu quyết phê chuẩn Bản quy chế hoạt động và quy chế quản lý tài chính của Ban Quản Trị:

Biểu quyết: 100% đồng ý.

Nội dung 2:

-Biểu quyết phê chuẩn lập Ban Tư Vấn – Kiểm Soát và các thành viên của ban này: Biểu quyết: 100% đồng ý.

Nội dung 3:

-Biểu quyết phê chuẩn việc sơn lại tòa nhà lấy kinh phí từ Quỹ bảo trì. Giao cho BQT mới tổ chức chào thầu cạnh tranh công khai (thông báo kết quả thầu cho cư dân trước khi thực hiện, dự kiến thực hiện trước Tết âm lịch)

Trong dự án phải bao gồm kiểm tra chống thấm và kiểm tra an toàn mái che tòa nhà, các công việc liên quan đến an toàn, bảo trì khác

Biểu quyết: 100% đồng ý.

Nội dung 4:

– Thông qua các phương án sửa chữa video door phone: Giao Ban Quản trị mới lập dụ trù và chọn 1 trong 3 phương án
1. Sửa video door phone hiện thời
2. Lắp hệ thống viettel
3. Lắp 2 điện thoại martphone tại 2 buồng bảo vệ và phải đăng ký số điện thoại cư dân)

Chú trọng phương án 3.

Biểu quyết: 100% đồng ý.

 Nội dung 5:

-Biểu quyết phê chuẩn giao cho BQT xây dựng bộ tiêu chuẩn quản lý chung cư ………….. theo luật định để giao cho BQL triển khai thực hiện và làm cơ sở định phí dịch vụ , đánh giá hiệu quả, làm cơ sở cho chỉ định thầu hoặc đấu thầu.

Biểu quyết: 100% đồng ý.

Nội dung 6

-Biểu quyết phê chuẩn sửa đổi làm rõ Nội quy quản lý toà nhà

1. An ninh ra vào trong trường hợp chưa có video phone (cư dân phải sử dụng thẻ, khách đến xuất trình cmnd/giấy tờ tùy thân, không giấy tờ thì chủ hộ xuống nhận khách, giao hàng/dịch vụ phải gửi chứng minh và nhận thẻ đeo)
2. Quản lý chó, thú cưng, vật nuôi (thú nuôi phải đăng ký với ban quản lý để nhận thẻ nhận diện, khi ra vào chung cư phải mang thẻ nhận diện, nếu không có thẻ sẽ không được vào. Mỗi thú phải nộp tiền cọc để đảm bảo việc thi hành nội quy và bồi thường thiệt hại (nếu có gây ra), tiền cọc sẽ được trả lại nếu thú cưng không còn ở chung cư. Mỗi thú cưng sẽ phải đóng thêm phí dịch vụ, thú cưng chỉ được đi thang máy vào những giờ nhất định (thang hàng, mở theo khung giờ hợp lý)

Biểu quyết: 100% đồng ý.

Nội dung 7:

Biểu quyết phê chuẩn ủy quyền cho Ban Quản Trị mới xem xét về việc tăng phí quản lý để có dịch vụ tương xứng với điều kiện phí dịch vụ mới. Trong đó, mức tăng không được tăng quá 20% so với giá phí hiện tại.

Biểu quyết: 100% đồng ý.

Nội dung 8:

Thông qua mục tiêu nhiệm kỳ 2018-2021 (đính kèm)

Biểu quyết: 100% đồng ý.

  1. Ý kiến cư dân :

– CH 6B4 : Xem lại thiết kế 30 điều hòa của khu VP đang xả hơi nóng vào nhà cư dân.

Phí quản lý: tại sao phí quản lý mới chưa thông qua BQT nhưng vẫn thu theo biểu phí mới.

Cư dân đề xuất phần chênh lệch thu tăng sẽ trả lại cho CD đã đóng theo biểu phí mới.

– CH 5B3 chi phí gửi xe gửi 2 loại giá khác nhau, chỉ số nước không đúng thực tế, không có chỗ gửi xe cho người nhà Cư dân, thẻ từ giá không hợp lý.

Tầng 4 xây kho bịt các lỗ thông gió, gây nóng , yêu cầu CĐT đưa bản vẽ ban đầu.

– Ông ………………; Trưởng Ban Quản trị mới phát biểu:

+ Tiếp nhận ý kiến đóng góp của cư dân

+ Ban Quản trị mới tiếp nhận ý kiến đóng góp của cư dân và sau khi được công nhận sẽ tiến hành phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện các nghị quyết của hội nghị nhà chung cư.

Hội nghị kết thúc lúc 18h00 ngày ……… tháng ……… năm 2018.

Biên bản này được lập thành 05 bản:

– 02 bản: nộp Cơ quan nhà nước.

– 01 bản: Ban Quản trị

– 01 bản: Chủ đầu tư

– 01 bản: Ban Quản lý

 

Ký tên

 

 

 

Đại diện cơ quan chức năng

 

Document
Hãy để đội ngũ chuyên gia tư vấn cho bạn!

DỊCH VỤ TƯ VẤN DOANH NGHIỆP, TƯ VẤN ĐẦU TƯ

 

Danh mục: Cộng Đồng
Tags: tag

Tác giả

Viết bình luận

Địa chỉ email của bạn sẽ không bị người khác biết.
Những ô bắt buộc được đánh dấu*